Aktivácia eDesk schránok pre právnické osoby
V súčasnosti sa nachádzame v tzv. prechodnom období pre aktiváciu elektronickej schránky na komunikáciu právnických osôb (zapísaných v Obchodnom registri) s verejnou správou (01.08.2016 – 01.01.2017). Keďže mnohým subjektom stále nie je zrejmé čo to znamená a aké povinnosti im z toho vyvstávajú, pokúsime sa v rámci tohto článku aspoň v stručnosti popísať zmeny ktoré nastanú.
Čo je to elektronická schránka ?
Elektronickú schránku (nazývanú aj eDesk) môžeme jednoducho vnímať ako elektronické úložisko v ktorom sa uchovávajú elektronické správy a notifikácie, teda niečo podobné ako bežný e-mail. Na rozdiel od bežného e-mailu je však schránka určená výlučne na elektronickú komunikáciu s orgánmi verejnej moci.
Dôvod prečo štát prichádza s elektronickými schránkami je, aby sme ako klienti (občania, právnické osoby) už nemuseli vybavovať potrebnú agendu zdĺhavo osobne, prípadne zbytočne chodiť na poštu, ale aby sme si časť náležitostí vedeli vybaviť jednoducho a rýchlo online – elektronicky, bez zbytočných papierovačiek.
Rovnako ako nám dnes na e-mail prichádzajú potvrdenia, oznamy, prípadne faktúry, tak nám do eDesku budú prichádzať úradné rozhodnutia, výpisy, oznámenia a iné dokumenty o ktoré požiadame využívajúc elektronické služby štátu. Budú trvalo uložené na jednom mieste a dostupné odkiaľkoľvek sa do schránky prihlásime. To nám ušetrí čas, náklady a v neposlednom rade aj nervy z čakania v rade na úrade.
Zdroj: sme.sk
Takáto elektronická komunikácia cez eDesk je plne právne ekvivalentná k podaniam a doručovaniu dokumentov v listinnej podobe tak, ako ich vykonávame dnes.
Čo potrebujem aby som mohol používať elektronickú schránku ?
Elektronická schránka je podľa zákona zriadená každej tuzemskej právnickej osobe automaticky. Na aktiváciu a prístup do nej je potrebný občiansky preukaz s elektronickým čipom (tzv. eID karta). Občiansky preukaz s elektronickým čipom si štatutár/konateľ vybaví na ktoromkoľvek Okresnom riaditeľstve Policajného zboru (platí len pre doklady, ktorých vydávanie sa začalo 1. júla 2008) alebo jednom z klientskych centier. Ak máte občiansky preukaz vydaný pred 1. 7. 2008, je potrebné ísť na oddelenie dokladov v mieste trvalého bydliska. Občiansky preukaz musí mať aktivované prostriedky pre online komunikáciu, teda musí mať aktivovaný bezpečnostný osobný kód (BOK) pre prihlasovanie a v prípade záujmu aj o realizáciu elektronických podaní aj kódy pre kvalifikovaný elektronický podpis (ZEP PIN, ZEP BOK), o ktoré by mal klient požiadať pri vybavovaní eID karty. Vydanie občianskeho preukazu je spoplatnené správnym poplatkom 4,5€. Okrem eID karty je potrebné vlastniť aj čítačku kariet (ktorú obdržíte bezplatne spolu s eID) a mať nainštalovaný príslušný softvér – aplikáciu eID klient (dostupná TU), ovládače k čítačke kariet (dostupné TU) a v prípade záujmu o realizáciu elektronických podaní aj aplikáciu pre vytvorenie kvalifikovaného elektronického podpisu (dostupné TU)
Prihlásenie sa do elektronickej schránky je možné prostredníctvom portálu www.slovensko.sk.
Zahraničná právnická osoba musí o zriadenie schránky dodatočne požiadať, pričom prihlásenie a aktiváciu musí vykonávať osoba s eID kartou.
Zdroj: itnews.sk
Aké povinnosti mi ako právnickej osobe vyplývajú ?
Reálne právnickým osobám v rámci prechodného obdobia nevyplývajú žiadne povinnosti v súvislosti s prevádzkou eDesk-u. Ak si však právnická osoba neaktivuje do 01.01.2017 svoju elektronickú schránku (prvým prihlásením sa), schránka sa automaticky aktivuje sama.
Po 01.01.2017 sa tak môže reálne stať, že subjektu bude napríklad elektronicky doručené rozhodnutie, resp. nariadenie a napriek tomu, že sa subjekt v rámci lehoty neprihlási do schránky a toto rozhodnutie si neprečíta, nadobudne rozhodnutie právoplatnosť vďaka tzv. fikcií doručenia.
Na to, aby sa predchádzalo podobným nepríjemnostiam a prípadným problémom, odporúčame, aby sa právnické osoby prihlásili do eDesk-u ešte v rámci prechodného obdobia a oboznámili sa s daným prostredím.
Kto má prístup do elektronickej schránky právnickej osoby ?
Elektronickú schránku spravuje štandardne štatutár, člen štatutárneho orgánu, alebo vedúci organizačnej zložky (ak ide o elektronickú schránku organizačnej zložky). Tieto osoby majú automaticky prístup do firemnej schránky po prihlásení sa na portál www.slovensko.sk so svojou eID kartou. V prípade potreby je možné poveriť správou eDesk-u akúkoľvek inú osobu.
Ako si elektronickú schránku aktivujem, a čo to znamená?
Aktivácia elektronickej schránky je úkon, ktorý umožní využívanie elektronickej schránky na elektronické doručovanie dokumentov. Schránku si aktivujete jednoducho prvým prihlásením sa.
Po úspešnom prihlásení by na úvodnej stránke mala byť informácia, že je Vaša schránka aktivovaná na doručovanie. Pokiaľ nie je, stlačíte tlačidlo „Aktivovať schránku“ a aktiváciu urobíte cez formulár „Žiadosť o aktiváciu elektronickej schránky“. Každej právnickej osobe je zo zákona vygenerovaná práve jedna schránka, pričom v prípade potreby a existujúcich relevantných dôvodov je možné požiadať o zriadenie schránky aj pre jej organizačnú zložku. Zriadenie aj aktivácia schránky sú bezplatné.
V prípade záujmu o dodatočné informácie spoločnosť IPDAP Group, a.s. poskytuje seminár s nasledovným programom:
- Vysvetlenie legislatívneho rámca a dopadov zákona o eGovernmente na podnikateľský sektor
- Postup ako získať eID kartu
- Inicializácia eID a eSchránky
- Používanie eID v prostredí eSchránky
- Nastavenie zastupovania právnickej osoby fyzickou osobou
- Praktická ukážka inicializácie eID karty, aktivácie eSchránky a prehľad dostupných eGov služieb
V prípade záujmu o účasť pošlite dopyt na sales@ipdap.sk následne Vám ponúkneme detailné informácie, termín a podmienky účasti.
Martin Melis, Jozef Mikát